RelayPro is een product van Bwiser AI & Software Solutions B.V.. TC Swiss is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via dit portaal worden verwerkt; Bwiser AI & Software Solutions B.V. treedt daarbij op als verwerker.
RelayPro verwerkt persoonsgegevens in twee rollen:
Met klantorganisaties die eindklantgegevens verwerken via RelayPro sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden, elk met een wettelijke grondslag op basis van de AVG:
| Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Levering en werking van RelayPro | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Accountbeheer en authenticatie (incl. 2FA) | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Klantrelatiebeheer namens klantorganisatie | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Facturatie via WeFact | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| SMS-notificaties via Twilio (afspraakherinneringen) | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| E-mailnotificaties (afspraakbevestigingen, statusupdates) | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Doorsturen van wachtrijgesprekken naar een eigen, vooraf bevestigd nummer van de gebruiker, op diens verzoek | Uitvoering overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Productupdates aan gebruikers per e-mail (afmelden kan altijd via de link in elke mail) | Gerechtvaardigd belang (lid 1 sub f) |
| Fiscale administratie | Wettelijke verplichting (lid 1 sub c) |
| Beveiliging, logging, incidentdetectie | Gerechtvaardigd belang (lid 1 sub f) |
| Verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang (lid 1 sub f) |
Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang hebben wij een belangenafweging gemaakt. Het belang van een veilig en goed functionerend platform weegt op tegen de beperkte inbreuk op de privacy, mede gezien de aard van de gegevens (zakelijk gebruik) en de getroffen beveiligingsmaatregelen.
Wij delen persoonsgegevens met de volgende partijen, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Serverhosting en dataopslag | Duitsland (EU) |
| Twilio Inc. | Verzending van SMS-notificaties | Verenigde Staten* |
| WeFact | Facturatie en betalingsverwerking | Nederland (EU) |
| DIDLogic | Transport van spraakverkeer (telefonie) | Cyprus (EU); verbindt ook via het Verenigd Koninkrijk, dat de EU heeft erkend als land met een passend beschermingsniveau |
* Zie paragraaf 6 over internationale doorgifte.
Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG. Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.
Gebruikt een bedrijf RelayPro om leads te verwerken, dan kan dat bedrijf de leverancier van een lead laten zien wat er met die lead is gebeurd, bijvoorbeeld of er een afspraak of een offerte was. Dat gebeurt alleen op instructie van dat bedrijf en in de omvang die het zelf instelt. Namen staan daarbij verkort; telefoonnummers en adressen worden nooit getoond.
Bij het ontwerpen van een zonnepaneleninstallatie in PanelPro raadpleegt uw browser openbare geodiensten van de Nederlandse overheid en kennisinstellingen: PDOK (Kadaster), voor het opzoeken van het adres, de pandcontour, de luchtfoto en de kadastrale kaart, en 3DBAG (3DGI/TU Delft), voor de dakvlakken van het pand. Deze diensten ontvangen daarbij het adres of de coördinaten en het pandnummer van het object en het IP-adres van de gebruiker, geen naam of contactgegevens. Zij verwerken deze gegevens onder eigen verantwoordelijkheid, binnen Nederland.
Voor het verzenden van SMS-notificaties maken wij gebruik van Twilio Inc., gevestigd in de Verenigde Staten. Twilio is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit Europese Commissie van 10 juli 2023, Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795). Aanvullend zijn Standard Contractual Clauses (SCCs) overeengekomen als vangnet.
Alle overige verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
| Gegevens | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Actieve klantgegevens | Duur van de overeenkomst | Uitvoering overeenkomst |
| Accountgegevens medewerkers | Duur dienstverband + 90 dagen | Uitvoering overeenkomst |
| Financiele administratie | 7 jaar na het boekjaar | Art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Beveiligingslogs | 6 maanden | Gerechtvaardigd belang |
| Telefoonnummer voor lijn naar mobiel | Tot de gebruiker of de beheerder het verwijdert, uiterlijk 90 dagen na het einde van het account | Dataminimalisatie (art. 5 AVG) |
| BSN en IBAN voor een subsidieaanvraag | 3 maanden na de beschikking van RVO; zonder beschikking 12 maanden na de aanvraag | Dataminimalisatie (art. 5 AVG) |
| Machtiging en bewijsstukken van een subsidieaanvraag | 5 jaar na de beschikking, zolang RVO de subsidie kan herzien | Art. 4:49 Algemene wet bestuursrecht |
| Afmelding voor productupdates | Zolang nodig om de afmelding te respecteren | Gerechtvaardigd belang |
| Na beeindiging overeenkomst | Verwijdering binnen 90 dagen | Contractueel, tenzij wettelijke bewaarplicht |
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG:
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.
U kunt een verzoek indienen via privacy@tcswiss.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Bij complexe verzoeken kan deze termijn eenmalig met 60 dagen worden verlengd.
Klacht bij toezichthouder: U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken. Meer informatie: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
RelayPro gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de applicatie. Hiervoor is geen toestemming vereist op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet.
| Cookie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| sid | Sessie-identificatie | Sessie (uitloggen/sluiten) |
| csrf_token | Beveiliging tegen cross-site request forgery | Sessie |
| rp_linkstap | Inloggen met een link: koppelt de stap met je code aan deze browser | 5 minuten |
| rp_trusted_device | Vertrouwd apparaat voor de tweestapsverificatie (als je dat kiest, of na een inlogcode per mail) | 14 dagen |
| system_user | Gebruikerstype-indicatie | Sessie |
Wij gebruiken geen tracking-, analyse- of marketingcookies.
RelayPro maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG. Alle beslissingen die gevolgen hebben voor betrokkenen worden genomen door medewerkers van de klantorganisatie.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers via het platform minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
TC Swiss
Nijverheidsweg 4C
3481 MB Harmelen
KvK: 63755432
Privacy: privacy@tcswiss.nl
Website: www.relaypro.nl